1. Conhecendo o PDCA
Em muitos de nossos projetos trabalhamos com a filosofia e prática do método PDCA (Plan, Do, Check, Action / Planejar, Executar, Checar e Agir). Método nada mais é que o caminho para se chegar a sua meta de maneira mais ágil e assertiva. Existem inúmeros métodos de gestão, mas este artigo vai explicar a utilização do PDCA, método mais difundido no Brasil. Este é eficaz para gerenciamento de projetos, processos ou sistemas de gestão, visa atingir metas de melhoria e alcançar resultados desafiadores.
O plan, do, check e action que compõe a sigla PDCA correspondem às etapas do método. Estas etapas garantem que a concepção e implantação das melhorias almejadas aconteçam de forma estruturada e que os resultados sejam consistentes. Entenda as etapas do método PDCA:
P (Plan) - É a primeira fase. Nela você deve identificar problemas que precisam ser resolvidos, estabelecer metas e determinar as ações para alcançá-las. O primeiro passo para identificar as metas é definir claramente quais são os problemas que devem ser resolvidos. Com os problemas definidos, podemos propor uma meta de melhoria e iniciar a aplicação metodológica. O “P” é subdividido ainda em mais 3 etapas, que garantem a análise profunda e investigação do tema abordado para que as metas e ações sejam consistentes. Estas etapas são:
1.1 Identificação do Problema
1.2 Análise do Problema
1.3 Análise do Processo/Causas do Problema
1.4 Definição do Plano de Ação
A etapa de planejamento é a etapa que exige o maior esforço em tempo e análise. Nesta etapa investigamos o problema junto com ferramentas específicas da qualidade. Ao final do planejamento o gestor precisa ter um bom plano de ação para suas metas estabelecidas.
D (Do) - Compreende educação, treinamento e execução do plano de ação elaborado na fase de planejamento. Garantir o cumprimento das ações é um fator chave para mudar os resultados. Um plano não executado, não altera o resultado.
C (Check) – Preza pela verificação do efeito do trabalho executado, por meio de indicadores, gestão à vista e reuniões de resultado. O comparativo Meta x Realizado durante a implantação informa aos participantes se o planejamento foi assertivo ou não. Oferece também a oportunidade de fazer possíveis ajustes de forma tempestiva, garantindo os prazos e orientando novas medidas em prol do resultado.
A (Action) - O “A” do PDCA é a fase que orienta a atuar no processo em função do que foi alcançado. É subdividido em dois passos: agir corretivamente, caso os resultados esperados não foram atingidos, ou padronizar o que foi feito de bom com o intuito de manter o resultado no futuro.
O PDCA é uma metodologia de fácil compreensão, mas que, para funcionar na prática, caminha junto com várias ferramentas de gestão e requer bastante disciplina. Continue a leitura para entender as etapas de desdobramento do método com mais profundidade e como elas se relacionam com essas ferramentas.
2. Desdobramentos do PDCA
No desdobramento das etapas são contemplados 8 passos que, como falamos, se relaciona com ferramentas de apoio à gestão e resolução de problemas. As mais conhecidas são as 7 ferramentas da qualidade.
Para que as metas e ações definidas sejam consistentes, a etapa do Planejamento (P – Plan) subdivide-se em 4 para que haja uma análise e investigação profunda do problema analisado:
· Identificação do problema: parece óbvio, mas esse passo é essencial. Muitas vezes os gestores não sabem o que estão buscando resolver e acabam dando voltas no seu planejamento e indo por caminhos que não necessariamente garantem os resultados; Identificar o problema é o ponto chave para a definição das metas e problemas que precisam ser resolvidos. Nesta fase também elencamos os indicadores que serão base para o acompanhamento dos resultados das melhorias.
· Observação: conhecer e dimensionar o problema. Analisar como ele se comporta, em que ele impacta, conhecer sua extensão, forma e apresentação. Tudo isso com coleta minuciosa de dados; As ferramentas da qualidade são extremamente relevantes nesta etapa, em que queremos entender como o problema acontece e como ele está distribuído. São utilizados gráficos sequenciais, gráfico de pareto, fluxogramas e e outras ferramentas de análise.
· Análise das causas: estudo das causas que geraram esses problemas ou as suas características. A análise contribui para que as ações sejam assertivas e eliminem a causa raiz dos problemas; As principais ferramentas de análises utilizadas nesta fase são o diagrama de Ishikawa, análise dos 5 porquês e técnicas de priorização pela relevância das causas para solucionar o problema.
· Plano de ação: criação medidas e contramedidas para o atingimento da meta e eliminação dos problemas de forma definitiva. Nesta fase pode ser necessário a realização de ações de ver e agir. São ações que geram impacto rápido nos resultados e são de fácil implementação.
Um bom planejamento é metade do caminho para o alcance dos objetivos. Uma boa execução e monitoramento irão auxiliar no fechamento desse ciclo com sucesso. Contudo, A fase 4 do PDCA (A – Action /Agir) ensina que os esforços feitos não devem ser passageiros, mas devem ser inseridos na rotina de gestão da empresa para que seja duradouro. Por isso, o “A” se estratifica em duas partes:
· Padronização: registrar e difundir a prática bem-sucedida (incluir no sistema de gestão, treinar pessoas, passar adiante); Padronizar para manter os bons resultados.
· Ação de correção: Em caso de insucesso nos resultados, deve-se replanejar, entendendo novamente os problemas que não foram resolvidos e porque os resultados não foram satisfatórios. Por isso o PDCA é denominado ciclo de melhoria contínua. Pois no caso de os resultados não ocorrerem conforme planejamos, é preciso entender mais profundamente para identificar as causas corretas e dar novas soluções para o alcance dos resultados.
Fácil de entender, mas como aplicar? Entenda a dinâmica de aplicação e coloque os conceitos em prática na sua empresa.
1. Dinâmica de aplicação do PDCA e Integração com o método SDCA
A aplicação do método PDCA faz acreditar que gestão é algo essencial para o sucesso das empresas. Contudo, empresas têm dificuldades em aplicar metodologias que não tem o conhecimento teórico profundo, nem prático para o fazer.
Este é um dos assuntos que somos capazes de te ajudar. Faça um diagnóstico de gestão gratuito da sua empresa (aqui) e inicie um contato conosco! Enquanto isso, você precisa saber que:
O método PDCA tem como filosofia primária a melhoria contínua. Isso quer dizer que, em sua metodologia, ele prevê vários “ciclos” de melhoria e manutenção dos resultados (para aqueles projetos que já foram concluídos). É um processo de amadurecimento da gestão e de aculturamento dos envolvidos. Quanto mais pessoas envolvidas na gestão em prol de resultados, maior o impacto nos resultados da companhia. Uma dica importante é definir indicadores e metas sempre alinhados à estratégia empresarial, para que os esforços não fiquem desalinhados.
Se no primeiro ciclo executado do PDCA a equipe que está conduzindo perceber que o resultado ainda não está no patamar desejado ou que ainda não estabilizou, inicia-se um novo ciclo do PDCA no mesmo tema, a fim de “aparar as arestas” e identificar novas melhorias. Isso é completamente normal e sinaliza que a empresa está se desenvolvendo para atingir resultados. Normalmente, quando um resultado atinge um patamar esperado e se estabiliza, começamos a pensar em como padronizar as práticas adotadas e capacitar os envolvidos para garantir que o novo padrão se concretize ao longo do tempo.
Se os resultados alcançados estão satisfatórios, passamos a adotar um novo ciclo chamado SDCA. Mas desta vez substituindo a fase de planejamento pela fase de padronização (Standard). Nesse caso o principal objetivo é a manutenção dos bons resultados alcançados. Para isso é extremamente importante disseminar as boas práticas na equipe e criar padrões e procedimentos para os resultados e processos que forem melhorados. Isso irá auxiliar no cumprimento dos padrões pela operação e consequentemente na estabilidade dos resultados alcançados.
Em caso de anomalias do novo processo, devem ser investigadas as causas e realizados os tratamentos de cada uma. Outro novo conceito que entra na fase do SDCA, é de tratar todos os pontos fora da curva, que são denominados causas especiais. Estas são pontos que devem ser corrigidos efetivamente para que o problema não fique ainda maior. Além disso, para esse tipo de problema também deve-se identificar a causa raiz e tratá-lo de maneira a sanar definitivamente.
Controlar indicadores, projetos e ações não é uma tarefa fácil, mas possível quando feita com a orientação devida e ferramentas apropriadas. É uma tarefa trabalhosa, mas prazerosa por gerar evolução. O PDCA é um método essencial para melhorar os resultados da sua empresa e criar a cultura de Gestão para Resultados nas pessoas envolvidas.
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